届いた戸籍の通数を、請求メモと突き合わせる
届いた戸籍は、中を読む前に、請求メモの通数と突き合わせます。
頼んだ通数と、届いた通数の差を、一語で残します。
この記事は、ご自身の直系のご先祖の戸籍が届いた人に、通数の差を残す表を渡します。調べ方の全体は先祖の調べ方まとめにあります。1通を読み終えたあとに埋める4列は戸籍を1通読み終えたら埋める請求リストです。ここでは、封筒を開けた日の通数だけを扱います。出生から死亡まで集める順は、この記事では書きません。
開けた日に埋める4列
1通の中身を読む前に、次の4列を埋めます。請求メモの相手が一人なら、1行です。同じ封筒に、頼んだ相手が二人いるときは、行を二つにします。届いた紙の人数だけ、行を増やしません。増やすのは、頼んだ相手の数だけです。
| 列 | 書くもの | 空のままにするとき |
|---|---|---|
| 請求メモの相手 | 頼んだ直系の氏名。メモの字のまま | メモに氏名が無い |
| メモの通数 | 送る前に、メモへ書いた通数 | 通数を書いていなかった。記憶で作らない |
| 届いた通数 | 本籍の始まりが一つにつき1通 | まだ数えていない |
| 差の一語 | 同じ、多い、少ない、のどれか | メモの通数が空。または届いた通数が空 |
届いた通数は、用紙の枚数ではありません。本籍が書いてある始まりが一つなら、用紙が二枚でも1通です。始まりが二つなら、2通です。これは、自分のメモの数え方です。手数料の計算ではありません。金額は書きません。
綴じられていて、本籍の始まりが一つしか読めない紙は、1通です。始まりが隠れて数えられないときは、届いた通数を空にします。空を、1で仮に埋めません。
差の一語は、メモの通数と、届いた通数を比べた結果です。届いた方が多ければ、多い。少なければ、少ない。数が一致すれば、同じ。一致しても、中の人がメモの相手とは限りません。人の確認は、4列が埋まってからです。通数が空の行は、中の氏名へ進みません。
差の一語のあとに足す一行
4列の下に、一行だけ足します。足す文は、差の一語で決まります。
| 差の一語 | その日に足す一行 | その日にしないこと |
|---|---|---|
| 同じ | 数は同じ。中の人はまだ見ていない | 読み終えた印を、この表に書かない |
| 多い | 多い通数。余った紙は、別の行 | 余った紙を、頼んだ相手の確定にしない |
| 少ない | 少ない通数。届いていない分は空 | 届いていない分を、廃棄とは書かない |
| 空 | メモに通数が無かった | 差の一語を、同じ、で埋めない |
余った紙は、請求メモの相手の行へ混ぜません。別の行に、届いた紙の本籍の字だけを書きます。表紙で氏名が読めなければ、相手の列は空です。空の相手を、家族の記憶の氏名で埋めません。
少ないとき、届いていない通を、廃棄にはしません。残っていない、と窓口で聞いたあとのメモは、別の紙です。この表は、通数の差だけです。少ない、を、無い、へ書き換えません。
同じ、の行も、その日は中を読み終えません。読み終えた印は、請求リストの取った日です。この表の差の一語と、取った日は、同じマスに書きません。
メモの通数が空なのは、失敗ではありません。送る前に数を書いていなかった、という記録です。届いた通数だけを見て、差を同じ、で埋めません。空のまま、次に送るメモへ通数の列を足します。足すのは、次の請求からです。届いたあとの行を、さかのぼって同じ、にはしません。
頼んだ人数と、通数は、別の数です。一人を頼んで、紙が2通届くことがあります。人数を通数の列へ書きません。メモの通数に人数が入っていたときは、その数字を消しません。差の一語は空にし、足す一行に「メモの数字は人数だった」と書きます。人数を、届いた通数と比べて、多い、少ない、にはしません。比べるのは、通数と書いた数字だけです。
同じ相手の紙が、別の日にもう1通届いたときは、前の行を消さず、新しい行にします。前の差の一語は残します。新しい行のメモの通数は、前の行から写しません。その日の封筒だけを数えます。二日分を足して、一つの届いた通数にはしません。
書き方の例
次の2行は、書き方の例です。実在の戸籍でも、実在の依頼でもありません。自分の表では、この字を消してから使います。
| 請求メモの相手 | メモの通数 | 届いた通数 | 差の一語 | 足す一行 |
|---|---|---|---|---|
| 紙の字のままの氏名 | 1 | 2 | 多い | 余った1通は別の行。本籍だけ写した |
| 空 | 空 | 1 | 空 | メモに通数が無かった |
2行目は、届いた紙はあるのに、送る前のメモに通数が無い日です。差の一語は空です。届いた通数だけを見て、同じ、とは書きません。
1行目の余った1通は、1行目の相手の列へ足しません。別の行の相手が空でも、本籍の字は残します。本籍を、いまの住所へ直してから書きません。
この表に足さないもの
| 足したくなること | 今日は足さない |
|---|---|
| 出生から死亡までの順 | 書かない。通数の差とは別の仕事 |
| 手数料の金額 | 書かない。支払った控えは、送った日の側 |
| 中の続柄の説明 | 書かない。4列が埋まってから、別の日 |
| 届く予定の日 | 書かない。数えるのは、届いた通だけ |
| 廃棄、という語 | 書かない。少ない、のまま残す |
請求リストの4列は、この通数の表が埋まってから埋めます。名前、本籍、取り方、取った日を、通数の行へ混ぜません。二つの表は、別の紙です。
次の1通を自分で請求する順は、進め方に書いています。
今週やること
- 届いた直系の封筒を、中の続きを読む前に、本籍の始まりの数で通数を数える。
- 請求メモの通数と並べ、同じ、多い、少ない、のどれかを書く。メモに通数が無ければ、差は空のままにする。
- 多い分は別の行にする。少ない分を、廃棄とは書かない。
よくある質問
用紙が3枚で、本籍の始まりが1つでした。通数は3ですか
1通です。枚数と通数は、別の数です。始まりが1つなら、届いた通数は1です。3枚を、3通としては書きません。
メモには1通と書き、2通届きました。先にどちらを読みますか
その日は、どちらも読み終えません。差の一語を「多い」にし、余った1通を別の行にします。別の行の相手が空でも、本籍の字は残します。読むのは、行が分かれたあとです。
通数は同じで、中の氏名がメモと違っていました
差の一語は「同じ」のままにします。氏名の違いは、この表の一語では直しません。足す一行に「中の氏名が違う」と書き、相手の列はメモの字のまま残します。届いた人の氏名で、メモの相手を上書きしません。
まとめ
届いた日に残すのは、請求メモの相手、メモの通数、届いた通数、差の一語です。
メモに通数が無ければ、差の一語は空です。
多い分は別の行にし、少ない分は廃棄とは書きません。