戸籍が「ない」と言われたときに残すメモ
戸籍が「ない」と言われた日は、口頭のまま帰らず、5つの項目をメモに残します。
聞いた語を、自分の言葉に変えてから、次の資料へは進みません。
この記事は、ご自身の直系のご先祖の戸籍を請求して、窓口で「ない」と言われた人に、その場で残すメモを渡します。明治19年式で、古い紙が残っていないことがある、という説明は明治19年式戸籍とはにあります。除籍が残っていないと分かったあとに見る資料の順は除籍が廃棄されていたあとに見る資料の順です。ここでは、聞いた語を残す5項目だけを扱います。
帰らないうちに埋める5項目
窓口を出る前に、次の5つを埋めます。1枚の紙に、1回の返答です。同じ日に二つ聞いたときは、紙を2枚にします。
| 順 | 項目 | 書くもの | 空のまま帰らない条件 |
|---|---|---|---|
| 1 | 聞いた日 | 言われた日付 | 日付が無い |
| 2 | 窓口 | 市区町村の名前 | 「役所」だけ |
| 3 | 請求した紙 | 誰の、どの本籍の、何を請求したか。申請の字のまま | 名前か本籍が記憶だけ |
| 4 | 「ない」の語 | 窓口が言った語を、聞いたまま | 自分の言い換えだけが書いてある |
| 5 | 紙の有無 | 紙をもらった、または口頭だけ | どちらでもない空欄 |
4は、聞こえた語です。残っていない、該当しない、こちらでは出せない、まだ届いていない、のような語を、短い別の語へ直してから書きません。直すと、あとから分類をやり直せません。
5の「紙をもらった」は、その日に紙が手元にある、という意味です。紙の題名は市区町村で違います。題名を一つには決めません。題名が読めたときだけ、5のうしろにその題名を足します。読めなければ、題名は空です。空を、こちらで名付けません。
3の本籍は、その日に請求した紙の字です。いま住んでいる住所へ直してから書きません。番地の一部が申請書と違って聞こえたときは、申請書の字を3に残し、聞こえた字は余白です。余白の字で、3を上書きしません。
語を4つに分ける
4の語を、自分のメモの分類へ移します。分類は、メモの語です。制度の名前ではありません。近いものが無ければ、分類は空のままにします。
| 聞いた語に近いもの | メモの分類 | 今日はしないこと |
|---|---|---|
| 残っていない、廃棄した、もう無い | 廃棄の候補 | 次の資料の順を、この場で開かない |
| 該当する戸籍は無い、その人はいない | 請求のまま | 別の本籍を、記憶で作らない |
| こちらでは出せない、本籍が違う、担当が違う | 窓口が違う候補 | いま住む市の名前へ直して、その場で出し直さない |
| まだ届いていない、処理中、確認中 | 未着 | 廃棄の候補にしない |
どれにも近くない語は、分類を空にし、4の語だけを残します。近い分類を、雰囲気で選びません。空の分類は、失敗ではありません。語が、4つのどれでもなかった、という記録です。
廃棄の候補になった行だけ、別の日に、次の資料の順を見ます。順は、除籍のあとの記事です。この記事では、その順を書きません。項目が5つ揃う前に、その記事へ進みません。
請求のまま、の行は、3の氏名と本籍を残したままにします。別の字へ直して、同じ窓口へすぐ出し直しません。直すなら、手元の別の紙に、その字がある週です。
窓口が違う候補は、言われた先の名前を、2とは別に余白へ書きます。2は、今日話した窓口です。余白は、次に聞く窓口の候補です。候補を、今日の2で上書きしません。
未着は、請求した日を余白に書きます。廃棄の候補とは別の行です。一つの行に、未着と廃棄の候補を並べません。並べると、届く前の紙が、無い紙に見えます。
書き方の例
次の2行は、書き方の例です。実在の戸籍でも、実在の依頼でもありません。自分のメモでは、この字を消してから使います。
| 項目 | 1行目の例 | 2行目の例 |
|---|---|---|
| 聞いた日 | その日の日付 | その日の日付 |
| 窓口 | ○○市 | ○○市 |
| 請求した紙 | 川田一。本籍は○○市。除籍 | 川田はな。本籍は○○市。戸籍 |
| 「ない」の語 | 残っていない | まだ届いていない |
| 紙の有無 | 口頭だけ | 口頭だけ |
| 分類 | 廃棄の候補 | 未着 |
1行目が廃棄の候補でも、この場で次の資料は開きません。2行目を、残っていない、へ書き換えません。川田はなの行は、未着のまま、届くまで置きます。
このメモに足さないもの
| 足したくなること | 今日は足さない |
|---|---|
| 次に見る資料の順 | 廃棄の候補の行だけ、別の日に別の記事 |
| 題名を一つに決めること | 読めた題名だけを、5のうしろに足す |
| 記憶で作った本籍 | 3には、請求した紙の字だけ |
| 家族の「昔はあった」 | 4の語に混ぜない。余白にも書かない |
| 同じ人の、別の日の返答 | その日の紙へ足さない。紙を新しくする |
家族の「昔はあった」は、窓口の語ではありません。4に混ぜると、聞いた語が消えます。残すなら、聞き取りの別の紙です。このメモの余白には書きません。
同じ人について、別の日にもう一度「ない」と言われたときは、前の紙を消しません。新しい5項目を、新しい紙に書きます。前の分類と違うときは、両方を残します。新しい分類で、前の分類を上書きしません。
次の1通を自分で請求する順は、進め方に書いています。
今週やること
- 「ない」と言われた直系の請求について、聞いた日、窓口、請求した紙、聞いた語、紙の有無を、帰る前に書く。
- 聞いた語を、廃棄の候補、請求のまま、窓口が違う候補、未着、のどれかに近いかだけ見る。近くなければ分類は空のままにする。
- 廃棄の候補でも、その日は次の資料を開かない。5項目が空の行は、分類を先に決めない。
よくある質問
紙をもらえず、口頭だけでした。メモにしてよいですか
よいです。5は「口頭だけ」と書きます。口頭だけを空欄にはしません。空欄だと、まだ聞いていない行に見えるので、1から4も埋めます。
「ない」と「残っていない」の両方を聞きました
行を二つにします。一つの4に二つの語を書かず、分類も行ごとにします。同じ請求でも、語が二つなら紙は2枚です。後の語で、前の語を消しません。
廃棄の候補と書いたら、その日に次の資料へ進みますか
進みません。5項目が埋まってから、別の日に、除籍のあとの記事の順を見ます。項目が空のまま、次の資料は開きません。分類だけを先に書いて、4の語を空にはしません。
まとめ
「ない」と言われた日に残すのは、聞いた日、窓口、請求した紙、聞いた語、紙の有無です。
分類は、メモの語です。近くない語は、空のままにします。
廃棄の候補でも、その日は次の資料を開きません。