戸籍の束を預ける前に、3つに分ける

戸籍の束を預ける前に、年代、系統、読めない紙の3束に分けます。

1枚は、1束だけに入れます。

この記事は、ご自身の直系のご先祖の戸籍が束になっている人に、預ける前の分け方を渡します。図にする工程の全体は家系図の作り方にあります。請求を自分で進める範囲と、届いた紙を読んでもらう範囲は自分で集める範囲と、読んでもらう範囲にあります。ここでは、紙を3束にする規則だけを扱います。金額では分けません。

3束の名前

束の名前は、その紙の次の仕事です。年の順で読める紙、系統がまだ書けない紙、字が読めない紙、の三つです。

枚数は、数えた結果だけを書きます。束の厚みから枚数を推測しません。0枚の束も、表紙だけ作り、枚数は0と書きます。空の束を、無いことにしません。後から紙が増えたとき、どの束が空だったかが分かります。

系統の語は、父方父、父方母、母方父、母方母、自分、の5つだけを使います。端に書くときも、この5つのどれかです。記憶で父方とは書きません。紙の別の行に系統の字があるときだけ、その字を端へ写します。写した日を、端に1行残します。

1枚をどの束にするか

上から順に見ます。先の条件に当てはまった紙は、下の束へは入れません。

1. 氏名が読めない紙も、年が読めない紙も、読めない紙です。
2. 氏名も年も読めて、5つの系統のどれかが端に無い紙は、系統です。
3. 年が読めて、系統も端にある紙は、年代です。

年は、年号のまま端に書きます。西暦へ直してから束へ入れません。直した年だけを見て、年が欠けた紙を年代の束へ入れません。欠けた紙は、1の条件で読めない紙です。

系統が端にあっても、年が読めなければ、読めない紙です。系統の字は端に残したまま、束だけを移します。系統の束と年代の束へは、コピーを足しません。

年代の束の中だけ並べる

年代の束だけ、中を年の順にします。古い年を上にします。同じ年が複数枚あるときは、紙に書いてある月日の順にします。月日が無い紙は、その年の末尾です。月日を、1月1日で補いません。

系統の束は、年の順にしません。端が空である、という共通点だけです。読めない紙の束も、年の順にしません。無理に並べると、空欄を埋めたように見えます。

表紙の枚数と、中の枚数が違ったら、中を数え直します。表紙の数字を、中に合わせて直します。中の紙を、数字に合わせて移動しません。

3束に入れない紙

請求の控えと、まだ出していない申請のメモは、3束に入れません。手元に残します。控えまで渡すと、次にどの本籍を請求したかが、手元から消えます。

コピーを渡して原本を残すか、原本を渡すかは、この記事では決めません。渡す側の紙も、残す側の紙も、同じ規則で3束にします。渡した束と残した束で枚数が違っても、合わせるために紙を移しません。それぞれの表紙に、数えた枚数を書きます。

字は読めるが、続柄をまだ一つにしない紙は、読めない紙へ混ぜません。年と系統があれば年代です。系統が空なら系統です。読めない紙は、氏名か年が読めないものだけです。

束の留め方

1束につき、表紙を1枚、一番上に置きます。表紙に書くのは、束の名前と枚数だけです。中の人の氏名は、表紙に書きません。氏名は、各紙の端にあります。

紙がファイルに入っているときは、ファイルごと3つに分けます。1つのファイルに、年代の紙と読めない紙を一緒に入れません。ファイルが無いときは、紙を三つに置き、束ごとにクリップで留めます。枚数が多くてクリップが届かない束は、輪ゴムを1本使います。3束を、1本の輪ゴムに戻しません。

市区町村の名前で、4つ目の束は作りません。市町村名は、各紙の端か、出所のメモに書きます。預ける日の束は、年代、系統、読めない紙の三つだけです。

表紙の枚数を、口で伝えるだけでは残しません。表紙の数字と、口で言った数字が違うときは、数え直した数字を表紙に書きます。口の数字に合わせて、紙を足したり抜いたりしません。

書き方の例

次の4枚は、書き方の例です。実在の家族でも、実在の依頼でもありません。自分の束では、この氏名を消してから使います。

4枚目の系統は、端に残します。束は読めない紙です。佐藤はなの紙を、記憶で母方母にして年代へ移しません。

今日の表紙は、次の3行です。枚数は、分けたあとに数えます。

集めた紙の読み取りと、図への整理は、できあがるものに書いています。

今週やること

1. 直系の束を1枚ずつ見て、読めない紙、系統、年代の順で3束に分ける。
2. 各束の表紙に名前と、数えた枚数を書く。0枚なら0と書く。
3. 年代の束だけを年の順に並べ、請求の控えは3束に入れない。

よくある質問

父方だと自分では分かっている紙は

記憶では、端を埋めません。系統の束に入れます。紙の別の行に系統の字があるときだけ、その字を端へ写します。写した日を端に残してから、年代の束へ移します。

1枚に、父方と母方の人が両方いるときは

その紙は、1枚のままにします。コピーを作って、二つの系統へ分けません。端には、紙に書いてある系統の語を両方残します。年も読めるときは年代の束へ入れ、端に先に書いてある系統の位置へ置きます。

預ける相手がまだ決まっていないときは

3束には、先に分けます。相手が決まるまで一つの束へ戻さず、表紙の枚数と中身をずらしません。誰がどの工程を進めるかは、隣の記事の表で見ます。この記事は、紙の分け方だけです。

まとめ

預ける前に、年代、系統、読めない紙の3束に分けます。

1枚は1束だけに入れ、空の束も枚数0で残します。

請求の控えは、3束に入れず手元に残します。